Änderung der Abläufe für Kostenanträge
Im aktuellen Projektjahr haben wir das Modell der vorausschauenden Kostenplanung getestet. Ziel war es, durch frühzeitige Planung mehr Übersicht und Struktur zu schaffen. Leider hat sich in der Praxis gezeigt, dass dieser Ansatz mehr Stress und einen höheren Verwaltungsaufwand verursacht hat, ohne den erhofften Nutzen zu bringen.
Daher passen wir die Abläufe an – mit dem Ziel, die Prozesse klarer, flexibler und effizienter zu gestalten.
Was bleibt wie bisher?
- Basisbudgets durch den Vorstand
Der Vorstand legt weiterhin für jedes Team ein Basisbudget fest. Dieses orientiert sich meist am Ergebnis der letzten Showproduktion. - Zeitpunkt der Erstattungen
Der Vorstand definiert, ab wann Gelder eingespielt wurden und damit, wann Auszahlungen möglich sind. - Kostenanträge über den Mitgliedsbereich
Alle Kostenanträge sind weiterhin ausschließlich über den Mitgliedsbereich zu stellen.
Was ändert sich?
- Antragszeitpunkt näher an der tatsächlichen Ausgabe
Künftig sollen Kostenanträge nicht mehr Monate im Voraus gestellt werden, sondern dann, wenn konkret klar ist, was gebraucht wird – jedoch vor der tatsächlichen Ausgabe.
Der Vorstand prüft weiterhin den Antrag, auch mit Blick auf den Projektstand und die verfügbaren Mittel. - Frist für die Einreichung von Kostenanträgen
Kostenanträge müssen bis zum 20. eines Monats gestellt werden. Wird diese Frist versäumt, erfolgt die Auszahlung automatisch im Folgemonat. (je nach Situation kann das dauern) - Abrechnungsfrist
Genehmigte Kosten müssen innerhalb des Auszahlmonats oder spätestens vier Wochen danach abgerechnet werden. Eine spätere Abrechnung ist nicht mehr möglich. Ohne Rücksprache mit dem Vorstand verfällt der Kostenantrag und die Kosten gehen zu Lasten des Mitglieds. Warum: mehr Kontrolle, denn jeder Kostenantrag blockt Geld, was an anderer Stelle vielleicht schneller benötigt wird. - Stichtage für den Jahresabschluss
Damit der Vorstand den Jahresabschluss rechtzeitig für das Finanzamt vorbereiten kann, gelten folgende verbindliche Fristen:- Alle Projekte: Spätestens 20.12. des Jahres
- CAG Musicals: bis 20.08. des Jahres
- CAG Theater: bis 20.06. des Jahres
- Weitere Shows: Spätestens vier Wochen nach der letzten Aufführung, jedoch ebenfalls spätestens zum 20.12.
Wichtig für die Planung
- Nach Bekanntgabe des Basisbudgets haben die Teams vier Wochen Zeit, um zusätzliche Mittel zu beantragen. Diese Anträge werden vom Vorstand geprüft. Anträge können begründet formlos an VORSTAND@cagev.com gestellt werden. Mündliche Zusagen sind ungültig.
- Mit Beginn des Ticketverkaufs muss das Gesamtbudget feststehen, da dieses die Grundlage für die Preisgestaltung bildet.
Ab wann gelten die neuen Abläufe?
Die Änderungen treten mit dem nächsten Projektjahr in Kraft. In der aktuellen Runde bleiben die bisherigen Regeln bestehen, da bereits viele Anträge gestellt wurden und eine Umstellung jetzt zu unnötiger Verwirrung führen würde.
Fragen?
Bei Unklarheiten oder Fragen zu den neuen Abläufen wendet euch bitte direkt an den Vorstand. Wir helfen gerne weiter.